Tips Menjadi Project Manager Andal!

by Junior Eka Putro

Tips Menjadi Project Manager Andal!

Saya bukan project manager! Dari mana saya harus mulai?

 Project management alias mengelola proyek adalah pekerjaan yang nggak mudah. Tim dan organisasi berusaha untuk bekerja lebih ramping. Seringkali hal ini berarti menghilangkan peran manajer proyek yang berdedikasi. Nggak jarang orang-orang dengan sedikit atau tanpa pengalaman ditunjuk sebagai manajer proyek, dan seringkali peran menjadi “sampingan” dari pekerjaan resmi mereka.

 Nah, kalau kita yang tiba-tiba dapat “durian runtuh” ini bagaimana?

 Kalau begitu kejadiannya, coba duduk tenang. Ambil napas, dan mulai berpikir. Untuk mempermudah, ada tiga langkah persiapan yang harus dilakukan.

 

 Temukan alat yang dibutuhkan untuk mempermudah proses pengaturan

Kalender, daftar tugas, perangkat lunak manajemen proyek (project management software), dan produk Microsoft Office seperti Word dan Excel adalah alat-alat dasar yang kita perlukan. Selain itu, kita juga harus mempertimbangkan beberapa aplikasi untuk membantu pengaturan, terlebih kalau project ini dikerjakan dari jarak jauh.

 Ingat, jangan panik berlebihan. Buat jadwal yang baik dan komunikasikan dengan tim menggunakan alat yang bisa digunakan semua orang. Sehingga, mereka merasa nyaman dan mau menggunakan alat yang kita pilih

 

  1.   Jadwalkan waktu khusus untuk proyek tersebut

Meski menjadi project manager adalah sidejob dan bukan pekerjaan utama, jangan sekali-kali meremehkan pekerjaan ini. Siapkan waktu khusus untuk mengatur jalannya proyek di luar pekerjaan rutin. Ini diperlukan agar kita bisa melihat bagian mana saja yang bermasalah, dan memikirkan jalan keluarnya.

 

  1. Bikin catatan yang bagus

Apakah kita sedang rapat, di telepon, atau berbicara langsung dengan anggota tim proyek, catatlah. Kita kadang merasa akan mengingat semua yang dikatakan dan setiap detail, namun besar kemungkinan sesuatu akan terlupakan, atau hanya teringat sebagian.

Membuat catatan yang layak dan bahkan mengirimkan notulen rapat kepada tim setelah meeting akan memastikan bahwa semua orang mengetahui apa yang dibahas termasuk perincian, tanggal, dan update yang relevan.

 

Setelah mempersiapkan tiga hal ini, satu hal lain yang perlu mendapat perhatian adalah penjadwalan meeting. Berikut adalah tips untuk menyelesaikan permasalahan meeting di proyek yang kita tangani.

 

 Jadwalkan Kick-Off Meeting Secara Internal

 Ini adalah salah satu langkah paling penting dalam pengelolaan proyek apa pun. Pertemuan awal harus mencakup semua anggota tim yang diperlukan yang akan mengerjakan proyek.

Jika orang-orang yang akan mengerjakan belum ditentukan, maka mengundang manajer divisi/departemen sudah cukup.

 

Sebagai project manager, kita juga mungkin diminta untuk mengundang semua pemangku kepentingan lainnya, yang dapat mencakup manajemen tingkat tinggi atau kepemimpinan eksekutif. Diskusikan hal ini dengan atasan untuk memastikan semua pihak yang diperlukan terlibat.

Selama pertemuan, hal-hal seperti tujuan proyek, tenggat waktu, dan sumber daya lain yang mungkin diperlukan harus dibahas. Memastikan bahwa kita memiliki informasi kontak untuk semua orang yang terlibat juga penting.

 Perencanaan jadwal meeting juga harus dibuat. Diskusikan apakah kita berencana mengadakan pertemuan mingguan, dua mingguan, atau bulanan dan jika tim yang terlibat dapat berpartisipasi dalam jenis jadwal yang kita usulkan.

 Tujuan utama dari pertemuan awal adalah untuk secara jelas menentukan tujuan proyek utama. Memiliki semua pemangku kepentingan memahami dan setuju untuk bekerja menuju tujuan bersama harus dilakukan pada awal proyek. Jika langkah ini terlewatkan, hal itu dapat menyebabkan banyak kekacauan termasuk pengiriman yang membingungkan, tenggat waktu yang terlewat, dan harapan yang tidak jelas.

 

 Jadwalkan Meeting dengan Tim Proyek

Setelah rapat kick-off internal dan sumber daya (anggota tim) ditetapkan, ada baiknya kita bertemu dengan sumber daya tersebut sebagai tim proyek.

 Pada meeting ini, kita akan mencatat tugas, dependensi, hasil, tanggal, dan tonggak sejarah. Ini akan menjadi pertemuan yang lebih mendalam daripada pertemuan awal, karena ini adalah awal dari sebagian besar rencana proyek.

Bergantung pada berapa banyak sumber daya yang telah dialokasikan dan apakah mereka berasal dari departemen yang berbeda di perusahaan, kemungkinan tugas tersebut harus berasal dari anggota tim. Setiap sumber daya yang memahami tujuan bersama dari proyek akan tahu apa yang diperlukan dari pihak mereka untuk mencapainya.

 Saling ketergantungan (dependensi) antar sumber daya harus dipetakan—artinya seorang anggota tim dapat memulai pekerjaan mereka, dan kemudian harus berhenti dan menunggu anggota tim lain menyelesaikan pekerjaannya sebelum mereka dapat melanjutkan. Kita mungkin mengetahui informasi ini dan jika demikian, kita harus mengonfirmasinya kepada masing-masing anggota. Jika kita tidak tahu sistem dependensi tersebut, maka kita benar-benar perlu mencari tahu.

Mengadakan pertemuan terperinci dengan tim proyek di awal proyek biasanya sangat penting untuk dilakukan.

 

***

 Nah, sekarang kamu sudah siap untuk menjalankan peran sebagai manajer proyek. Lakukanlah sebaik mungkin. Hindari merasa panik berlebihan, dan jangan malu untuk bertanya. Karena malu bertanya sesat di jalan. Selamat bekerja!!

 

 

STILL NOT SURE WHAT TO DO?
We are glad that you preferred to contact us. Please fill our short form and one of our friendly team members will contact you back.
Form is not available. Please visit our contact page.
X